Digitale Assets sind die Grundlage der Inhalte auf einer Webseite oder in Dokumenten aller Art. Sie entstehen aus Ideen einzelner oder mehrerer Autoren und stellen für sich alleine noch keinen fassbaren Wert dar. Wenn jedoch auf der Basis dieser Assets eine Wertschöpfung stattfinden soll, so müssen die Assets verwaltet werden und effizient für eine weitere Verwendung zur Verfügung stehen.
Als zentrales intelligentes Archiv kann ein Digital Asset Management System diese Aufgabe übernehmen. Ob Bilder, Logos, Textbausteine, Briefe, Videos oder Dokumente aller Art, erst wenn diese Assets von berechtigten Mitarbeitern eines Unternehmens bei Bedarf problemlos gefunden und wieder verwendet werden können, entfaltet sich der Wert der erstellten Digitalen Assets.
Auf den ersten Blick ist ein DAM von einem CMS kaum zu unterscheiden. Der Fokus des DAM liegt jedoch auf der crossmedialen Bereitstellung von Medien. So muss zum Beispiel ein Foto auf Knopfdruck hochauflösend für den Einsatz im Print oder in geringerer Auflösung für das Web bereitgestellt werden können. Deshalb ist die Art und Weise, Rich Media zu verwalten, fundamental unterschiedlich zum Management von anderem Content. Die Widerverwendung von Medien für die verschiedenen Einsatzbereich sowie ihre performante Bereitstellung (z.B. Streaming Media) erfordert spezielle Technologien, welche normalerweise in einem CMS nicht zur Verfügung stehen.
Ein DAM verfügt deshalb je nach Ausprägung und Einsatzzweck über zusätzliche Funktionen wie Watermarks, Digital Right Management, E-Billing, Digital Video Streaming und Suchfunktionen für Medien wie Bilder und Videos.